做加法

　　做不出更多时间

　　丹·米勒是世界上最受欢迎的培训师之一，著有《48天找到你爱的工作》和《快乐工作的方法》两本畅销书。丹住在美国距纳什维尔市中心40分钟车程的郊区，那里群山起伏。

　　每每有人到了丹的家里，他都会介绍院子里的一根老树桩。几年前，丹陷入一个进退两难的困境。一场暴风雨中，一道闪电劈中了院子里的参天雪松，树干被拦腰截断。丹不仅失去了最心爱的雪松，也遇到一个新问题：残留的树桩怎么办？

　　大多数人的第一反应都是打电话给有关部门，请他们派人过来把残余的树桩挖走。但是，丹显然不属于大多数。思考几周后，他终于有了主意。丹打电话给著名的木雕艺术家特里女士，说自己有个“有趣的项目”想找她合作。

　　特里女士来了之后，丹对她说：“我肯定这根树桩里有一只雄鹰想要飞出来。”特里女士围着树桩仔细地端详了20分钟，然后说：“你说得没错。”三天后，特里女士完成了自己的作品。原本平淡无奇的树桩上，伫立着一只英姿勃发的白头海雕，翼展长达1.2米。并非特里女士创造了这只鹰，她只是释放了这头猛禽。或者说，它一直都在那里，只是特里女士花了些时间，把它身上多余的部分除去了。

　　这个故事印证了法国作家安东尼·圣埃克苏佩里的一句名言：完美并不意味着再没有什么东西可增加，而是再没什么东西可删减。同理，我们总是专注于如何往自己的人生中增加更多东西，总是在寻找新的策略，总是希望给人生锦上添花。其实，我们也要问问自己：应该把哪些事情，从人生中减去？

　　消除，是创造出最多时间的方法。运用消除策略，就能在明天拥有比今天更多的时间。而最直接的方法，就是在今天清理、删减或取消明天的某些日程。这可能只需要花几分钟，想清楚自己目前哪些事情是没有必要做的，然后直接终结冗余事项。如果我们为冗余事项列个清单，排在前几位的应当分别是非必要的会议、冗长的邮件、再是决策和八卦。

　　美国人力资源调查公司Salary.com做过一项调查，结果显示，47%的人认为在职场中最浪费时间的事情就是开会。很多人抱怨每周都会开一些低效率的会议，其实，会议的组织者应该思考，到底是为了开会而开会，还是真的有重要的事情必须进行集体交流？

　　长邮件就像是一个闪烁的信号灯，提醒你应该亲自和那个人谈谈。罗里的妻子阿曼达曾制定了一个预览规则，如果一封邮件的内容超过了预览窗口，那就直接跳过。如果邮件太长，那就打电话吧。

　　再决策则是指在每个人都知道正确答案的情况下，却再三评估一个早该完成的决策。

　　此外，永远不要低估八卦浪费的时间，向无关人员抱怨或碎碎念任何事情，这个毛病应该立即改掉。

　　在现实生活中，一个人只有学会对冗余事项说“不”，才会得到真正的时间自由。正如脱口秀明星拉瑞·金所说：“我发现在生命中得到的越多，不论是职业上或金钱上，你就可以越挑剔，我现在已经没有非去不可的餐厅了。”

　　制定标准流程

　　比花时间苦干有效

　　罗里·瓦登被誉为时间大师，他在全世界演讲，告诉人们如何通过时间管理来实现自己的人生目标。

　　罗里还是一名企业家，他是美国西南咨询公司的共同创办人。如今，西南咨询公司价值数百万美元，为全世界27个国家的客户提供自选服务。

　　谈起公司，罗里仍对创业之初的那些日子记忆深刻：每天早晨6:00起床，从7:00开始一直工作到午夜，一周工作6天。联络客户、输入信息、抽调数据，罗里每天忙得团团转。

　　然而，长时间下来，令人沮丧的事情发生了。虽然罗里和他的团队非常努力地工作，但维持老客户与开发新客户的双重压力让他们窒息。每天光发邮件就会占用他好几个小时。而且，因为数量太多，有时候会把邮件发给错误的人。甚至，他们还会被新客户取消合作，因为他们看上去太不专业了。尽管超负荷、超时长的工作，还是会每年损失数万美元。

　　无论你工作得多么勤快，无论你多么聪明，无论你的热情多么高涨，一个单位的业绩，往往取决于其工作系统的优劣。罗里团队开始改变，他们采用新的系统软件，可以把邮件营销、客户关系管理和电子商务整合到一起。他们开始花费时间、精力和成本来优化自己的业务流程。在这一过程中，他们意识到以前的工作方式隐性成本太过高昂。在新的业务流程中，不同工作组之间的交流很是顺畅，它能保证邮件会被抄送给正确的人，并自动通知服务客户的最佳时机和最佳方式。

　　最终，转机发生了，新业务流程运行的第一年，西南咨询公司的营收增长了1倍，净收益增长了4倍。在罗里看来，最重要的收获是，团队和客户都得到了最佳结果，生活和时间终于都回来了。

　　如果你今天创造了一个标准流程，就会为明天节省不少时间。无论在工作中还是生活中，都是如此。

　　或许，生活中的标准流程需要你花大量时间思考，你想让生活变成什么样，你应该怎样推动它变成那样，这听起来费时费力，但唯有先设定投入资源的最高额度，才能让时间成倍地增加。

　　花更长的时间钓鱼

　　不如在正确的时间钓鱼

　　如果你黄昏在湖边散步，遇到一位渔翁，他的脚下系着一条绳子，绳子另一端泡在水里，那会是什么？一整网鱼。

　　如果你是在上午11:00去湖边，渔翁的网里会有多少鱼？基本没有。事实上，那时候你很可能根本不会遇到任何渔翁。因为他们不会在上午11:00出来劳作，鱼儿们的饭点才不是那时候！鱼儿都在接近黄昏的时候才出来觅食。

　　如果你愿意，当然也可以选择上午11:00出门钓鱼，而且往湖里抛进尽可能多的鱼饵，就好比我们在职场上拼命加大工作强度、提高工作速度一样。但付出同样的努力，你在上午的收获永远比不上黄昏。

　　但在生活中，我们会发现，绝大多数人都不比渔翁智慧。想成为出色的渔翁，我们需要考虑的问题不是“我钓了足够长时间的鱼吗”，而是“我是在正确的时间钓鱼吗”。

　　渔翁会在抓住鱼后立即杀鱼吗？当然不会，因为他要把这些宝贵的时间用来钓更多的鱼。这就是我们经常忽略的一点：即便事情正确，我们选的时机未必正确。

　　美国国会开会讨论有个游戏规则，如果某个事项在会议讨论中引起激烈争论，正反两方面“公说公有理，婆说婆有理”，一时难以分出高下，会议主持者就会宣布将问题事项“搁置”，要求有关部门和有关人员将它“召回”并进行“返工”，尤其是对有争议的问题进行必要的修正，然后在适当的时候再开会商议和表决。学会搁置也是选择时机、提高效率的重要方法。

　　遇上合适时机的关键一步是充分利用效率高峰期。每天我们都有一个2-2.5小时的效率高峰期，通常在醒后几小时。大部分人一天最有效率的时间是在早晨起床后的两个小时，比如7点起床，效率最高的时间为8-10点，这段时间应该用来做最挑战大脑的工作。这两个小时也通常是一个人自制力最强的时间段。醒来时间越久，自制力就越成问题。到了晚上，很多事情都会出错。所以，每天最好设置两个小时的“保护时间”。

　　你了解自己应该在什么时机做什么事吗？大部分人的答案是否定的。现在不妨试着分析自己的集中时间、分散时间、倦怠时间，找准时间来做关键的事。

　　工作不是越多越好

　　要学会委派

　　哈佛商学院管理学教授罗伯特·卡普兰在其著作　《向镜中人询问什么》中，提到了自己亲身经历的一个案例：

　　一家中型制造企业的总裁感觉自己被工作压得喘不过气来，这让他在面对主要的竞争对手时越来越力不从心。于是他来到哈佛大学参加了一项为期一周的管理者培训项目。一天下午，他来到卡普兰教授的办公室，希望教授能帮他分析究竟哪里出了问题。

　　“您认为领导者是天生的还是后天造就的？”他问卡普兰教授，“如果是后天造就的，您认为我能学着成为一个领导者吗？”

　　卡普兰教授让他描述一下自己的时间支配情况，这位总裁开始滔滔不绝。他说自己上任之初就肩负着二十几项人事评审工作，至今仍兼任着公司销售经理一职，虽然公司管理人员的数量已多达300余人，但他还是承担着几乎所有行政管理人员的职责。

　　卡普兰教授建议他做这样一项练习：将他每一个工作小时的内容填到如下三列中：第1列是只有他才能干的重要工作任务，这些工作对于顺利完成公司最关键的优先事项是必需的；第2列也是重要的工作任务，但至少部分可以由其他人来完成；第3列是一些无关紧要的工作任务，应当由其他人来完成。

　　图表制作出来了，这位总裁填写的“安排行政人员”放在第3列，每周占用了7个小时；“处理小客户的销售电话”每周占用10个小时，也被放在了第3列；“负责二十几项业绩评审”占用了整个秋季中的45个小时，其中一半被归入第1列或第2列，剩下的被归入了第3列。

　　在亲眼目睹了这一白纸黑字的分析过程之后，这位总裁立即决定将第3列中的工作任务委托给他人，并仔细核查第2列中的哪些工作任务必须由他本人身体力行。

　　半年后，他打电话给卡普兰教授，说自己在分配时间上已非常有效。他将自己全身心地投入到企业的竞争定位评估当中，并因此得出了企业应当与一家主要竞争对手合并的结论。这是非常艰难的决定，但他认为对于企业的未来发展和福祉至关重要，同时他也认为，如果没有他对竞争定位的高度关注，就不可能做出这一重要决定。

　　向别人委派任务说起来容易，但它有一个核心难点，那就是完美主义。你必须学会和非常普通的人与事和谐相处。你必须接受这种观点，一开始别人或许做得不如你好，但随着时间的推移，他们会做得越来越好。

　　把工作委派给他人，卸下了负担，释放了压力。你不再需要把自己修炼成无所不能的海豹突击队员，而是不知不觉间为自己打造了一整支军队。（记者　王一）

　　·为什么我们总是感觉“时间不够用”